Konferencja prasowa w pigułce

Konferencja prasowa

Jednym z elementów media relations jest konferencja prasowa. Brzmi poważnie? I dobrze, bo to poważna sprawa! Zbyt ważna by pozostawić ją przypadkowi. Konferencja to nie przelewki. Oto instrukcja postępowania.

Pierwsza i najważniejsza rzecz – aby zwołać konferencję prasową musisz mieć ku temu obiektywnie ważny powód. Inaczej nikt na nią nie przyjedzie i czeka nas rozczarowanie. Ktoś spyta – co to ważny powód. To na pewno duże wydarzenie – wypuszczenie nowej linii produktów, ważne odkrycie, czasem powodem do zwołania konferencji jest sytuacja kryzysowa. Wówczas konferencja ma za zadanie przedstawić mediom nasz punkt widzenia i obraz sytuacji.

Ach, te terminy

Jeśli już wiemy po co zwoływać konferencję, to musimy też zdecydować gdzie i kiedy się ona odbędzie. To nie takie proste, trzeba dostosować się do rytmu pracy mediów. Dziennikarze mają czas krążyć poza redakcja od ok. godz. 10 rano do 15 po południu. Potem wracają i kleją materiały. Co do terminu, to wtorek-piątek to chyba najbardziej bezpieczne daty. Warto dołożyć starań aby termin konferencji nie zbiegał się z ważnymi datami – jakąś rocznicą, czy głosowaniem nad wotum zaufania dla premiera i jego rządu etc. wszystko to może odwrócić uwagę mediów od naszej konferencji. Oczywiście – zdarzają się wypadki losowe, których nie sposób przewidzieć, warto jednak to brać pod uwagę.

Goście, goście

Idziemy dalej – goście. Kogo zapraszamy? Najlepiej dziennikarzy, którzy interesują się danym tematem. Jeżeli chodzi o wydarzenie lokalne – zapraszamy lokalnych dziennikarzy. Jeżeli np. nasz firma wypuszcza nowe opony do samochodów to wówczas zapraszamy dziennikarzy zajmujących się motoryzacją. Jeżeli odkryliśmy nowy rodzaj tkaniny to zainteresować może to dziennikarzy od spraw technologicznych czy modowych. Zaproszenia na konferencje warto wysłać listownie a przynajmniej mailowo np. na tydzień przed wydarzeniem dodajemy tam dane dot. tematu konferencji, godziny i miejsca w którym się ona odbędzie. Na dzień przed przypominamy o tym wydarzeniu. Prośby przy okazji o potwierdzenie przybycia i .. dodajmy informacje o poczęstunku. Więcej o tym poniżej.

Przez żołądek do prasy

Właśnie – sama konferencja powinna odbywać się w przystosowanym do tego pomieszczeniu. Konieczne jest też należyte wyposażenie – rzutnik, nagłośnienie, co tylko potrzeba. Osoby, które będą obecne na konferencji powinni zostać przeszkolone w zakresie relacji z mediami i tego co mają mówić. Wyznaczamy też gospodarza konferencji a dla dziennikarzy przygotowujemy materiały backgroundowe oraz poczęstunek np. kawę i ciastko. Ważne aby oferowane materiały były wysokiej jakości i merytoryczne. Trzeba przygotować się też na to, że po konferencji dziennikarze będą chcieli zadawać na pytania (można zawczasu sporządzić sobie listę potencjalnych pytań i naszych odpowiedzi).

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>